8. Datenspeicherung im CRM-System / „Giftschrankdaten“

Neben den reinen Vertragsdaten (die, wie oben bereits ausgeführt wurde, unproblematisch zur Vertragsabwicklung erhoben werden können) möchte der Vertrieb gerne weitere Kundendaten bzw. Informationen über Ansprechpartner erheben und auch zielgruppengerecht auswerten können.

Hierbei sollte man sich jedoch im Vorfeld genau überlegen, welche Daten man erheben und welche Daten man in einem zentralen System für die Kollegen hinterlegen sollte. Grundsätzlich sind diese Daten nicht mehr zur Vertragsabwicklung notwendig. Einfache Informationen, wie z.B. das Geburtsdatum oder allgemeine Hobbys, die den Gesprächseinstieg erleichtern, sollten noch unproblematisch verwertet werden können. Rechtsgrundlage wäre insoweit die Interessenabwägung. Hierbei wird das Interesse des Unternehmens mit dem Interesse des Betroffenen, die Daten nicht zu verarbeiten, abgewogen. Je mehr Personen Zugriff auf diese Daten haben, desto eher ist aber davon auszugehen, dass das Interesse des Betroffenen überwiegt.

Die Grenze ist jedoch erreicht, sobald umfangreiche Personenprofile gebildet werden können, Informationen über Dritte (z.B. Familie, etc.) oder besondere Arten von personenbezogenen Daten nach Art. 9 DS-GVO (Informationen über Gesundheit, Religionszugehörigkeit etc.) abgelegt werden. Die Verarbeitung dieser Informationen ist strengen Maßstäben unterworfen. So dürfen diese nur für bestimmte Zwecke, beispielsweise zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses, ohne explizite Einwilligung erhoben werden. Denken Sie daran, dass jeder Ansprechpartner das Recht hat, Auskunft darüber verlangen zu können, welche Daten über ihn gespeichert worden sind.

Idealerweise speichern Sie daher nur die Daten im System, über die Sie zukünftig bedenkenlos dem Betroffenen gegenüber Auskunft erteilen können.